見積もりを送ったきり、返事が来ない。もう一通送ると急かしているようで、かといって予定を空けたままにもできない。僕なら、金額への返事を迫る前に「いつまでなら、その日程で進められるか」を伝えます。
相手も、店の中で相談中かもしれません。こちらが知りたいのは、すぐに決めてくれるかより、予定を押さえる必要があるかどうかです。
何日待つかは、作業を始める日から考える
架空の焼き菓子店から、店頭で使う案内文を相談されたとします。月曜に、一枚5,000円で見積もりを送りました。金曜の午前に使いたいので、木曜夕方に渡す予定です。
そのためには水曜の午前までに、店から返事と商品情報のメモが要ります。僕なら火曜の午後に一度だけ連絡します。「送って何日たったから」ではなく、水曜を過ぎると木曜に渡せるか変わるからです。
逆に、使う日まで余裕があり、返事の予定も聞いているなら、その日までは待てます。「社内で木曜に確認します」と言われているのに、火曜に確認を入れても、相手は答えようがありません。
最初の一通は、前のやりとりに返信する
僕なら新しい件名にせず、見積もりを送ったメールやチャットにつなげます。相手が元の金額や作業範囲を探し直さなくて済みます。金額・納期・必要な返事を一つずつ書けば、長い説明は要りません。
先日お送りした、店頭用の案内文一枚（5,000円）のお見積もりについてご連絡しました。水曜の午前中までに進めてよいかのお返事と商品情報のメモをいただければ、木曜夕方にお渡しできます。
まだ店内でご相談中でしたら、いつ頃決まりそうかだけでも教えていただけると助かります。その場合は、納品日を改めてご相談できればと思います。
添付が開けたか分からないなら「見積もりが開けなければ、本文でお送りします」の一行を足します。送り直しを繰り返す前に、相手が何で止まっているのかを聞く方が返事につながります。
予定していた日を過ぎたら、元の納期を確約しない
水曜の午前を過ぎても連絡がなければ、僕は木曜の枠を空け続けません。あとから返事が来たら、その時点で入れられる日を見ます。締切が動かせない仕事なら、先方が別の手配に移れるように早めに伝えます。
ご連絡ありがとうございます。先にご案内した木曜夕方のお渡しは、今からですと難しい状況です。金曜の夕方でしたらお渡しできます。金曜朝の掲示に必要でしたら、今回は見送らせてください。
ここで日付を出すのは、実際に出せると分かっているときだけです。「たぶん金曜」と伝えると、相手はそれを頼りに予定を立てます。引き受ける条件が合わないときの文は、納期・予算・作業範囲ごとの断り方にも載せました。
次は、見積もりを送るときに一行添える
「水曜午前までにお返事とメモをいただければ、木曜夕方にお渡しできます」。最初からこの一行があれば、いつ連絡するかをその場で決めやすくなります。
金額から考えたい人は、料金の決め方と返信例へ。納期を動かせるときと見送るときの文を自分で書いてみたいなら、無料の返信練習で一場面を試せます。
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