水曜の午後、明日渡すはずの原稿が思ったより進んでいない。「もう少し頑張れば」と一人で様子を見たくなります。僕なら、相手がその原稿を使い始める時刻から先に思い出します。
相手が予定を変えられるのは、遅れそうだと知ったあとです。次の納品日まで決まっていなくても、いま分かっていることと、次に連絡する時間は先に伝えられます。
連絡に書く前に、渡せるものを確かめる
架空の焼き菓子店に、木曜18時までに店頭案内とSNS用の原稿を渡す約束だったとします。店頭案内は木曜の昼までに確認に回せます。SNS用の原稿は、写真の説明をもう一度すり合わせる必要があり、金曜の昼になる見込みです。
この場合、全部を金曜にまとめると、木曜に間に合う案内まで店が使えません。僕なら「案内だけ先に渡すと役に立つか」を聞きます。逆に、二つそろって公開する予定なら、先に渡す案は意味が薄いので、公開予定も含めて相談します。
次に渡せる時間が分かっているとき
木曜18時にお渡し予定の原稿について、納期のご相談です。店頭案内は木曜12時までに確認用をお送りします。SNS用は写真の説明をすり合わせる時間が必要で、木曜18時までのお渡しが難しく、金曜12時を見込んでいます。予定が変わり、すみません。
木曜に店頭案内を先にお渡しする形で、掲示のご予定に間に合いそうでしょうか。二つそろえて使うご予定でしたら、公開時刻も含めて相談させてください。
「金曜には渡せると思います」だけだと、店は朝なのか閉店前なのか分かりません。時間を出せるなら具体的に。まだ確認が残っているなら、どこまでが見込みかも書きます。
いつ渡せるかも分からないとき
僕なら、確かめられていない時刻を約束する代わりに、次の連絡を約束します。連絡の時刻は、状況が変わらなくても守れる時刻を選びます。
明日18時にお渡し予定の原稿ですが、残っている確認に時間がかかっており、予定に間に合わない可能性があります。先にお知らせします。今日17時までに残りの作業を確認し、渡せる範囲と時刻をもう一度お送りします。
17時の時点で答えが出ていなくても、一度返します。「まだ写真の説明だけ確認できていません。店頭案内は予定どおり、SNS用は明日の午前に見通しを連絡します」のように、分かったことから渡します。
変更が決まったら、何をいつ渡すかを一行で残す
相手から「案内だけ先にください」と返事が来たら、最後に「木曜12時に確認用、同日18時に店頭案内の最終版。SNS原稿は金曜12時」と確認します。初稿と最終版を混ぜると、相手の予定がまたずれるからです。
そのあとファイルを送るときは、初稿と最終版の納品メッセージが使えます。まだ依頼を引き受けていない段階なら、条件を絞って受けるか、見送るかの練習からどうぞ。
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