副業の納品メッセージの書き方｜初稿と最終版の例文

ファイルを二つ添えて「ご確認ください」と送ると、受け取った人は、どちらを開けばいいか迷います。どこを見ればよいかも、その一文からは分かりません。

僕なら初稿には「見てほしい箇所」、最終版には「使ってほしいファイル」を書きます。送る直前に、相手の側から順番に見てみます。

確認は「開ける、使う版が分かる、次が分かる」の順

開ける。添付するファイルを、保存した場所からもう一度開きます。リンクで渡すなら、相手のアカウントで閲覧できる共有設定かを確かめます。公開範囲を広げなくても、相手を指定して共有できる場合があります。
使う版が分かる。書き直せる原稿と見るだけのPDFがあるなら、ファイル名に「編集用」「閲覧用」を入れます。旧版も置く必要があるときは、今回開いてほしい版を本文に書きます。
次が分かる。確認してほしい点があるなら、場所と内容を一つずつ書きます。確認を終えて渡す版なら、どれを使える状態で渡したか伝えます。

僕が優先するのは、メッセージを整えることより、相手が読む順番を作ることです。ファイルを開くところで止まったら、せっかく書いた案内も使えません。PDFを作った人は、PDFに書き出した後の見方も合わせてどうぞ。

たとえば教室の案内文ができたものの、締切だけお店に確認してもらいたいとき。この段階は「初稿」と書いて渡します。確定後に使うファイルと紛れないよう、名前にも「確認用」と付けます。

初稿を見てもらう文面

教室の案内文の初稿をお送りします。最初に「焼き菓子教室_案内_確認用.pdf」を開いていただけますか。本文の「申込みは前日の18時まで」で合っているか、ご確認をお願いします。お返事をいただいたら、その箇所をそろえて最終版をお送りします。

締切の確認が済んだら、今度は「どれを使うか」を伝えます。相手が配るPDFと、あとで書き換える原稿を同時に送るなら、使い分けが伝わるだけで十分です。

最終版を渡す文面

申込みの締切を反映した最終版をお送りします。そのままお渡しする場合は「焼き菓子教室_案内_配布用.pdf」を、次回用に書き換える場合は「焼き菓子教室_案内_編集用.docx」をお使いください。ファイルが開かない場合はお知らせください。

僕なら「添付が見えない」「リンクを押すと権限の画面が出る」「開くけれど文字が崩れる」のどれに近いかを聞きます。添付の送り忘れと、共有先の設定と、ファイル形式の問題では、直す場所が違います。

送り直す場合は、「こちらが差し替え版です。先ほどの確認用ではなく、このPDFをお使いください」と、新しい版の名前を添えます。何通も行き来したあとほど、どれが新しいかを受け取る人に当ててもらわないほうが親切です。

「何を送ったか」「最初にどれを開くか」「何を確認するか」。三つがひと目で拾えれば、長いお礼を足さなくても用事は伝わります。まだ確認するところがあれば一つ名前を付けて渡す。僕なら、それを済ませてから送ります。