プロフィールに「資料作成できます」と書いてみる。頼む側なら、何を送れば、どんな資料が返ってくるかが気になります。
僕なら「ばらばらのメモを、店頭に置ける案内一枚にします」まで書きます。そのくらい具体的だと、自分もどこまで引き受けるか判断できます。
「できること」を、誰かが頼める用事へ変える
まず、よく使う道具の一覧より、「何をどうしてほしいと言われると、手が動くか」を考えます。表計算ができる人でも、表を一から設計できるのか、すでにある表の項目を整理できるのかで、預かる材料と作業量が違います。
たとえば、頼む人の言い方に直すと「申し込み方法を書いたメモはあるけれど、どこから読めばいいか分かりにくい」。こちらが終わらせる用事に直すと「そのメモを、初めての人が迷わず申し込める順に並べ替える」。このくらいまで言えると、直す前と後を比べられます。
「何ができるか」から考え始めても構いません。最後に一度、頼む側の言葉へ戻したいのです。僕は、得意なことを何個並べられるかより、相手が手元のどの困りごとを持って来られるかを先に見ます。
受け取るもの、返すもの、引き受ける範囲を一行ずつ
会社で慣れている作業を、外でも同じようにできるとは限りません。社内なら当然のように共有されている用語や資料が、初めて話す相手からは出てこないことがあります。「案内文の作成」を引き受けるなら、文章を書く前に、日時や申し込み先を誰が確かめるのかも決まっている必要があります。
| 決めること | 案内を一枚に整える例 |
|---|---|
| 受け取るもの | 元の案内メモと、変更できない日時・場所・連絡先 |
| 返すもの | スマホで読める長さに整えた案内文一枚と、未確認の項目のメモ |
| ここまで引き受ける | 読む順番を整理し、持ち物と申し込み方法を見つけやすくする |
| 相手に確認してもらう | 日時・場所・連絡先が正しいか。公開は相手が行う |
この例なら、会場の予約や申し込みの受付までは入れません。そこまで含むなら、文章の整理とは違う時間と責任が必要です。最初は、受け取れる材料が揃ったときに、どの用事を最後まで通せるかで区切ります。
名刺や紹介ページの前に、見本を一つ作る
「小規模イベントの案内ならお任せください」と書いた紹介ページより、僕なら、直す前と後が一組ある見本を先に作ります。説明したい仕事の範囲が、自分にも相手にも具体的になるからです。手元に使ってよい原文がなければ、条件が分かる架空の例で構いません。
説明用の例
元のメモ。
土曜の集まり。途中参加可。開始は10時。ペンを持参。場所は二階の会議室。前日までにフォームで連絡。
整えた案内。
土曜日の10時から、二階の会議室で始めます。ペンをお持ちください。途中からでも参加できます。参加する方は、前日までに申し込みフォームへ入力してください。
未確認のメモ。
建物の名前、土曜の日付、フォームのURL。三つを確認してから公開できる。
整えた後の文章だけ見ると、すぐ渡せそうに見えます。でも建物の名前と申し込み先がなければ、当日まで通る案内にはなりません。僕が見本に未確認欄を入れたいのは、仕上げの見た目より、何を確かめたら使えるかを示せるからです。
知り合いに見てもらうなら、感想より一つの用事を頼む
「これ、いいと思う？」と聞くと、よほど親しい相手でも、何について答えればいいか迷います。「これを初めて見たつもりで、参加するまでに何をすればいいか言ってみて」と聞けば、案内が使えそうかを一緒に見られます。
相手が「ペンは分かったけれど、申し込みはいつまで？」と返したなら、次に試すのは見出しの追加か、締切の置き場所です。「案内の文章が苦手だ」と結論を広げる必要はありません。
逆に、元の情報がないと何度も止まるなら、本文を直すより、最初にもらう資料を見直します。
引き受けるか迷ったら、完成条件を口に出す
「この依頼は、誰が何をできたら終わりですか」。答えが「だいたい使いやすくなったら」だけなら、僕ならその場で広く引き受けません。「初参加の人が、日時・持ち物・申し込み先を一画面で確認できるようにする」まで言えれば、判断しやすくなります。
反対に、頼まれた範囲がいつもより広くても、必要な材料が揃い、時間が取れ、何を確認して返すかを説明できるなら、広げてもいい。最初から小さく固定するのが目的ではありません。自分で作業の終わりを引き受けられるかを、先に考えたいのです。
別の例。表を整える場合、どこまでを一回とするか
表計算に慣れている人が、名簿の整理を頼まれたとします。「使いやすく整えます」と答えると、重複の削除、連絡先の確認、申し込み集計まで含むようにも読めます。
ここでは「同じ人が二行ある候補に印を付け、確認済みの件数が分かる表を返す」と一回を決めます。
名前が同じ人を自動で一人にまとめるのは簡単そうに見えます。でも別人だったら、元に戻す手間は頼んだ人に残ります。僕なら、判断できないものは印だけ付け、元の行が追える状態で返す。操作の速さより、あとで確認できるかを優先します。
もし「そもそも、何を集計したいか決まっていない」と言われたら、同じ仕事の延長では扱いません。最初に、表を使って決めたいことを聞く。その結果、名簿を直すより一枚の集計表を作る方が近いこともあります。相談の結果で、引き受ける用事を選び直せるようにします。
最初の案内文を出す前に、読み手の質問を一度当てる
三行が書けたら、「自分の場合も頼めますか」「何を用意すればいいですか」「どこまで返ってきますか」の三つを、初めて読む人のつもりで尋ねます。一つでも答えが曖昧なら、紹介文を長くするより、その欄へ条件を一つ戻す方が早い。
たとえば「原文がない場合にも作れますか」と聞かれたら、無理に広げず「いまの見本は、元のメモがある場合です」と答えられます。似た質問が続いて、材料を聞き取る時間も取れそうなら、そのとき別の形を考える。最初の紹介文は、未来にできる仕事を全部約束する場所ではありません。
今日作るなら、一つの用事だけ書く
「誰から何を受け取る」「どう変えて返す」「どこまでなら引き受けられる」。気になる仕事を一つだけ、この三行にしてください。
僕なら、立派な事業名が決まる前でも、この三行と小さな見本を持って次を考えます。人に説明してみて初めて、書き足したい一行も分かるからです。
コメント